Deelnemersvoorwaarden 2024

Bij inschrijving verklaart de deelnemer zich akkoord met onderstaand reglement en erkent op de hoogte te zijn van de bepalingen in dit reglement. Niet naleven van deze bepalingen kan uitsluiting door de organisatie, zijnde de Stichting Team Westland, ten gevolge hebben. Overal waar hij staat moet hij of zij worden gelezen.

Algemeen

De Col du Tourmalet is geen wedstrijd maar een toerfiets- en hardloop/wandeltocht. Het doel is zoveel mogelijk geld op te halen voor regionale instellingen en initiatieven die rechtstreeks of zijdelings verband houden met kanker. Daarnaast wordt een klein deel van de opbrengst gebruikt om hartenwensen van individuele personen in het Westland met een levensbedreigende ziekte te vervullen.
De Goede Doelen Commissie adviseert jaarlijks het bestuur aan welke goede doelen het ingezamelde geld besteed zou kunnen worden. Bestuur en Goede Doelen Commissie bepalen daarna gezamenlijk waar het geld uiteindelijk naar toe zal gaan. Een deelnemer kan persoonlijk niet bepalen waar zijn bijdrage voor gebruikt zal gaan worden.
De fietsers, lopers en wandelaars spannen zich in om minimaal één keer de Col duTourmalet te beklimmen.
Van elke deelnemer wordt verwacht dat hij zorgt voor een sponsoropbrengst van minimaal € 1.500,- .
Elke deelnemer vult een medische vragenlijst (versie 2024) in. Voor nieuwe deelnemers én voor deelnemers waarbij de medische keuring te lang geleden is en/of wanneer de ingevulde vragenlijst daartoe aanleiding geeft, eist de organisatie dat de deelnemer een medische keuring ondergaat. De medische vragenlijst wordt in januari naar de deelnemer gestuurd, samen met extra informatie over de medische keuring (welke keuring, en waar). De ingezonden vragenlijsten worden beoordeeld door het medische team van Team Westland. Indien een medische keuring noodzakelijk is, wordt aangeraden dit tijdig te doen, zodat er voldoende tijd is voor een evt. herkeuring. Indien de deelnemer niet goedgekeurd is, kan hij niet deelnemen aan Team Westland 2024. De gegevens zullen strikt vertrouwelijk behandeld worden.
De organisatie houdt zich het recht voor om een individuele deelnemer die de minimale sponsoropbrengst niet haalt uit te sluiten van deelname. Inschrijfgeld en eventueel gerealiseerde sponsoropbrengsten worden niet terugbetaald. De organisatie gunt de plaats dan alsnog aan iemand anders. Van voorgaande edities is bekend dat dit bedrag haalbaar is, als je tijdig begint met sponsorwerving. De reden voor deze maatregel is het feit dat de organisatie recht wil doen aan diegenen die alles op alles zetten om een mooi bedrag te verzamelen.
Reis- en verblijfskosten, deelnamekosten aan (Team Westland) activiteiten en eventuele extra trainingen en kosten die verbonden zijn aan een actie die door de deelnemer zelf georganiseerd wordt om het sponsorbedrag bijeen te brengen zijn allen voor eigen rekening.
Team Westland verblijft op de camping Yelloh Village les 3 Vallées, waar voor een week huisjes gehuurd worden. De deelnemer is minimaal van zaterdag 15 of van zondag 16 juni tot donderdag 20 juni aanwezig. De verblijfskosten voor de camping (€ 575,-) worden bij de deelnemer in rekening gebracht. Dat is een vast bedrag, ongeacht de aankomst- of vertrekdag.
Alle door de organisatie of in opdracht van de organisatie gemaakte beeltenis indruk, foto, film, video e.d. mag na het ondertekenen van de deelnemersverklaring zonder verdere toestemming van en zonder vergoeding aan de deelnemer, door de organisatie voor promotionele doeleinden worden gebruikt.
Alle verstrekte gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en verwerkt en bewaard conform de regels in de Privacyverklaring van Team Westland.

Inschrijving

De deelnemer volbrengt de beklimming van de Tourmalet per fiets (geen E-bike), hardlopend of wandelend.
Minimum leeftijd van de deelnemer is 16 jaar. Deelnemers jonger dan achttien jaar mogen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid en begeleiding van hun wettelijke vertegenwoordiger.
De inschrijving is definitief nadat de medische toestand van de deelnemer akkoord is bevonden. Daartoe is de deelnemer verplicht een medische vragenlijst (versie 2024) naar waarheid in te vullen en in te leveren en indien nodig een keuring te ondergaan (zoals vermeld bij punt 5 Algemeen). Het niet inleveren van de medische vragenlijst of het resultaat van de keuring kan aanleiding zijn de deelnemer uit te sluiten van Team Westland 2024.
Het inschrijfgeld is € 160,-. In dit inschrijfgeld is een Col du Tourmalet Team Westland tenue inbegrepen. De maten voor het tenue dienen bij aanmelding doorgegeven te worden. Deze maten kunnen alleen na passen van de kleding (uiterlijk 10 januari) nog gewijzigd worden. Bestelde kleding kan niet meer geruild worden. Voor gegevens over passen en kleding zijn te vinden onder Teamoutfit.
Meldt een deelnemer zich zelf af voor Team Westland 2024 dan wordt het inschrijfgeld niet terugbetaald. Ook al gedane donaties worden niet terugbetaald. De in het inschrijfgeld inbegrepen kleding wordt wel uitgeleverd in de maten die bij inschrijving opgegeven zijn. De door de deelnemer betaalde verblijfskosten worden teruggestort indien afmelding (per email) vóór 1 mei 2024 plaats vindt. Bij latere afmelding zal geen restitutie plaats vinden.
Elke deelnemer mag één begeleider (supporter) meenemen. Deze begeleider moet bij de inschrijving al opgegeven zijn. Minimale leeftijd van de begeleider is 18 jaar. Reis- en verblijfskosten van de begeleider zijn voor eigen rekening. Verblijf en eventuele deelname aan trainingstochten door de begeleider vallen onder eigen verantwoordelijkheid en risico. Een begeleider die deel wil nemen aan de trainingstochten moet ook medisch goedgekeurd zijn (zie punt 5 Algemeen voor de te volgen procedure).
Het is voor de deelnemer en begeleider verplicht om het shirt van de dag sponsor te dragen bij de gezamenlijke maaltijden op de camping. Voor de begeleider geldt daarnaast de verplichting om op de Tourmalet het shirt van de dag sponsor te dragen.

Deelname aan Team Westland 2024

Deelname aan de Col du Tourmalet beklimming met Team Westland op 19 juni 2024 is alleen mogelijk voor de ingeschreven deelnemer. Hij is verplicht het startnummer te dragen.
Met het accepteren van het startnummer verklaart de deelnemer dat hij voor het volbrengen van de beklimming beschikt over een deugdelijke fiets of hardloop/wandel materieel, dat voor eigen rekening en risico is aangeschaft.
Een belangrijk onderdeel van de identiteit van het evenement is de gelijkheid in kleding. De deelnemer is verplicht om op 19 juni bij de eerste beklimming het Col du Tourmalet Team Westland tenue (fietsers) of shirt (hardlopers/wandelaars) te dragen.
In de week van de beklimming van de Col du Tourmalet worden trainingstochten voor de deelnemers georganiseerd. De hierna volgende bepalingen zijn eveneens van toepassing op deze trainingstochten.

Route

De route wordt op een niet afgesloten parcours gereden.
De fietsende en lopende deelnemers dienen op hun eigen weghelft te blijven. Waar mogelijk dienen de wandelaars op de weghelft van het tegemoetkomende verkeer te lopen.
De deelnemers dienen zich te gedragen als alle andere weggebruikers en nemen geen uitzonderingspositie in.
Deelnemers respecteren overige weg gebruikers, natuur en milieu. Afval wordt niet op straat gegooid, maar bewaard en in een prullenbak of container gedeponeerd. Vernielingen en bekladden van bezittingen van overheid en anderen zijn niet toegestaan.

Veiligheid

De deelnemers waken over hun eigen gezondheid en veiligheid én over de veiligheid van overige weggebruikers. Daarbij doet de organisatie een beroep op het gezonde verstand van iedereen.
Voor fietsende deelnemers is het dragen van een valhelm verplicht tijdens de gehele route.
De deelnemer dient afdoende voor eigen rekening en risico verzekerd te zijn voor schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een aansprakelijkheidsverzekering particulier(AVP).

Aanwijzingen en overtreding daarvan

Deelnemers moeten direct de aanwijzingen van de politie en de organisatie opvolgen.
Alle verkeersregels zijn van toepassing en dienen te worden gerespecteerd.
Deelnemers kunnen bij ongeoorloofd gedrag, het zich niet houden aan de verkeersregels en bij het niet opvolgen van aanwijzingen van de politie en organisatie van verdere deelname aan de activiteiten van Team Westland 2024 worden uitgesloten.

Verantwoordelijkheid van de organisatie

De organisatie is in geen geval aansprakelijk voor ongevallen of schade dan wel verlies en/of diefstal van persoonlijke voorwerpen van de deelnemers, begeleiders en supporters.
De organisatie accepteert geen verantwoordelijkheid wanneer het evenement door overmacht afgelast of verplaatst moet worden.
De organisatie is nimmer aansprakelijk voor gevolgschade, schade geleden door derden, schade veroorzaakt door haar deelnemers of door haar ingeschakelde derden, of door begeleiders en supporters.
Deelnemers vrijwaren de organisatie voor aanspraken van derden, indien de organisatie schade heeft veroorzaakt doordat door of namens haar deelnemers onzorgvuldig is gehandeld.
De organisatie is niet aansprakelijk indien de schade is te wijten aan opzet, grove schuld of anderszins ernstig verwijtbaar handelen, dan wel onoordeelkundig of oneigenlijk gebruik van of namens een deelnemer.
De organisatie is niet aansprakelijk voor enige vorm van schade voortvloeiende uit het gebruik van door een deelnemer gebruikte materialen.
Alle eventuele aansprakelijkheid van de organisatie is beperkt tot het bedrag van de door de verzekering gedane uitkering, voor zover deze aansprakelijkheid door verzekering wordt gedekt.
Indien geen verzekering dekking biedt of tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid van de organisatie beperkt tot de hoogte van het inschrijfgeld van de deelnemer.